Dejar de usar una herramienta de IA: checklist para cerrar el expediente

Resumen

Cancelar una licencia no siempre detiene el uso. Puede haber integraciones, cuentas compartidas o procesos que dependan de la herramienta. El cierre debe tener un alcance claro y una comprobación posterior, sin borrar de forma improvisada información que deba conservarse.

Localiza las dependencias

Enumera usuarios, integraciones, automatizaciones y documentos que remiten al servicio. Pregunta a quienes lo utilizan qué tarea quedaría interrumpida. Distingue el cierre de un caso de uso de la retirada completa del proveedor: una misma herramienta puede seguir autorizada para otra finalidad.

Prepara continuidad y conservación

Designa la alternativa, explica el cambio y confirma que las personas afectadas pueden trabajar con ella. Define qué documentación debe exportarse y quién puede custodiarla. Las decisiones de conservación o eliminación deben respetar las obligaciones y políticas aplicables; esta lista no establece un plazo universal ni autoriza borrados.

Ejecuta con autorizaciones concretas

Coordina retirada de accesos, revocación de integraciones y cambios de configuración con las personas responsables. Conserva el estado anterior cuando permita una reversión legítima y necesaria. Si el servicio elimina datos al cancelar, resuelve la exportación y su verificación antes de ejecutar la acción. No presupongas que una descarga contiene todo el historial.

Comprueba que ha terminado

Revisa que las automatizaciones ya no llamen al servicio y que la documentación interna señale la alternativa. En el inventario registra fecha, motivo, alcance y responsable del cierre; conserva vínculos al expediente histórico. Un estado «retirado» debe explicar qué se retiró y qué sigue disponible, para evitar que otro equipo reactive el uso sin contexto.

Recursos y alcance de esta guía

Recurso relacionado para continuar el trabajo: https://veritias.eu/inventario-sistemas-ia .

Estas pautas son recomendaciones operativas originales, no requisitos normativos adicionales ni una certificación. Veritias ayuda a relacionar sistemas, responsables, tareas y evidencias versionadas para facilitar la revisión. Contenido elaborado con asistencia de IA.