Inventario de IA en Excel: siete errores que conviene corregir antes de importarlo
¿Qué resume esta página?
Un Excel puede contener muchas filas y seguir sin servir para gestionar nada. La prueba útil es sencilla: otra persona debe poder identificar el sistema, entender para qué se usa y localizar a quien responde por él. Antes de importarlo a una aplicación, revisa la calidad de esos datos.
Identifica el uso, no solo la marca
Los siete fallos que bloquean el trabajo
Ejemplo de una fila que sí permite actuar
Identifica el uso, no solo la marca
«Copilot» o «ChatGPT» identifica una herramienta, pero no explica el proceso. Separa, por ejemplo, redacción de propuestas comerciales y análisis de reclamaciones si cambian los datos, las personas afectadas o la decisión. Asigna un identificador estable a cada uso y conserva el nombre del proveedor en su propio campo.
Los siete fallos que bloquean el trabajo
Busca filas duplicadas; responsables que son departamentos sin persona de contacto; finalidades como «mejorar la eficiencia»; versiones desconocidas ocultas como celdas vacías; fechas guardadas como texto; estados mezclados, como piloto y producción; y clasificaciones de riesgo introducidas como si ya estuvieran revisadas. Marca lo desconocido expresamente: no lo completes por intuición.
Ejemplo de una fila que sí permite actuar
Ejemplo ficticio: IA-014; borrador de respuesta a consultas comerciales; proveedor identificado; responsable de ventas; uso piloto; revisión humana antes del envío; entrada sin documentación sensible; versión pendiente de confirmar; próxima revisión con fecha. Esa fila no certifica nada, pero permite asignar la consulta pendiente y distinguir el borrador de una decisión.
Ensaya antes de cargar todo
Guarda el original y prepara una copia depurada. Prueba primero un lote pequeño, revisa cómo quedan relaciones y caracteres y compara los registros importados con las filas de origen. Conserva la correspondencia entre identificadores para corregir errores sin duplicar sistemas. Si una importación admite decisiones regulatorias, somételas a revisión específica: una celda no constituye una aprobación.
Recursos y alcance de esta guía
Recurso relacionado para continuar el trabajo: https://veritias.eu/recursos/plantilla-inventario-sistemas-ia .
Estas pautas son recomendaciones operativas originales, no requisitos normativos adicionales ni una certificación. Veritias ayuda a relacionar sistemas, responsables, tareas y evidencias versionadas para facilitar la revisión. Contenido elaborado con asistencia de IA.