Cómo detectar shadow AI con una encuesta breve que la gente pueda contestar

Resumen

Si solo preguntas «¿usas IA?», obtendrás respuestas difíciles de interpretar. Algunas personas no saben que una función de su aplicación utiliza IA y otras temen que la encuesta sea una búsqueda de culpables. Explica la finalidad y solicita únicamente información necesaria para organizar los usos.

Seis preguntas que aclaran el proceso

Pregunta qué tarea se intenta resolver; qué herramienta o función se utiliza; con qué frecuencia; qué tipo de información se introduce; quién revisa el resultado; y dónde se utiliza después. Ofrece ejemplos comprensibles y una opción «no lo sé». No pidas copiar conversaciones reales ni adjuntar documentos de clientes.

Aclara quién verá las respuestas

Indica el equipo que revisará la encuesta, su finalidad y el canal para consultas. No prometas anonimato si recopilas identificadores o puedes deducir fácilmente quién responde. Ajusta el tratamiento de la información a las políticas aplicables. La transparencia interna ayuda a que aparezcan necesidades que un inventario técnico no detecta.

Ejemplo de una señal útil

Ejemplo ficticio: varias personas resumen consultas copiándolas en una herramienta no prevista. La acción inicial es entender el tipo de contenido y ofrecer una alternativa adecuada, además de revisar el uso. Un recuento de herramientas no permite valorar por sí solo el impacto: necesitas conocer las entradas, las salidas y las decisiones posteriores.

Cierra el circuito

Agrupa usos similares, comprueba los de mayor prioridad con entrevistas breves y asigna responsables. Comunica qué necesidades se han detectado y qué cambios concretos habrá. Si la encuesta no genera respuesta, el siguiente ciclo recogerá menos información. Repite tras cambios relevantes y conserva una versión del cuestionario para comparar resultados con criterio.

Recursos y alcance de esta guía

Recurso relacionado para continuar el trabajo: https://veritias.eu/blog/shadow-ai-gobernanza-empresa .

Estas pautas son recomendaciones operativas originales, no requisitos normativos adicionales ni una certificación. Veritias ayuda a relacionar sistemas, responsables, tareas y evidencias versionadas para facilitar la revisión. Contenido elaborado con asistencia de IA.