Documentos versionados del AI Act: evita que la evidencia se quede vieja

¿Qué resume esta página?

Un documento no es fiable solo porque tenga una fecha reciente. Deben ser explícitas su versión, fuente, alcance, revisor y relación con el sistema vivo.

Asigna a cada documento operativo fuente, alcance, versión, responsable y decisión de revisión.

Vincula el documento con el sistema, obligación, evidencia y tarea que respalda.

Conserva las versiones sustituidas con su motivo en lugar de sobrescribirlas sin rastro.

La fecha no es control de versiones

Un archivo modificado hoy puede seguir conteniendo las suposiciones de ayer. El control de versiones debe indicar qué cambió, por qué, quién lo revisó y qué sistemas u obligaciones cubre.

Es especialmente importante para políticas, valoraciones de casos de uso, textos de transparencia, respuestas de proveedores, materiales formativos e informes reutilizados por varios equipos.

Conecta el documento con el registro vivo

Un documento debe apuntar al sistema de IA, obligación, tarea, evidencia y decisión que le dan sentido. El enlace puede mostrar también el despliegue o configuración revisados.

Cuando cambia un sistema, el responsable puede ver qué documentos necesitan una nueva revisión sin depender de la memoria o de un recordatorio anual genérico.

Mantén humana y explícita la aprobación

Un borrador generado puede acelerar la redacción, pero la versión aprobada debe identificar al revisor, fecha, fuente y cambios. Si la aprobación es condicional, conserva la condición como tarea en lugar de esconderla en un comentario.

Un documento que no se ha revisado es un borrador, aunque parezca impecable. El estado forma parte de la evidencia.

Cómo mantiene Veritias conectados los documentos

Veritias puede conectar documentos versionados con sistemas, obligaciones, tareas, evidencias y revisiones humanas. Así la organización dispone de un historial controlado en lugar de una carpeta llena de copias ambiguas.

El producto apoya la preparación documental y la trazabilidad. No aprueba automáticamente un documento del AI Act ni sustituye la revisión de la persona responsable.